Office Manager H/F


Date
05-07-2024
Référence
#3865/N02/LL
Contrat
CDI
Secteur
Cabinet de conseil
Localisation
Provence-Alpes-Côte-d'Azur
Fonction
N02 Office manager

Contexte du recrutement et définition de poste

LM5P - Le mouton à 5 pattes est un cabinet de recrutement humain et innovant présent sur Marseille, Avignon et Lyon. Nous intervenons principalement sur des recrutements de cadres en CDI sur tous les secteurs d'activité avec notamment des recrutements par approche directe. Dans le cadre du développement du siège à Marseille, nous recherchons un nouveau berger/une nouvelle bergère pour rejoindre l'équipe.

En étroite collaboration avec la direction générale et pour 3 sociétés Marseille, Lyon et Avignon :

Vos missions sont :

Comptabilité/Gestion :

-          Édition des factures clients via le logiciel Tiime, suivi des paiements et gestion du recouvrement des factures (allant de courriers de relance à la déclaration de créance auprès de mandataires judiciaires)

-          La relation avec le cabinet comptable pour le traitement des sujets comptable (pointage bancaire, préparation de toutes les pièces justificatives d’achat)

-          Préparation des virements

-          Etablissement de tableaux de bords de gestion,

-          Contrôle et suivi du CA,

-          Classement archivage.

 

RH :

-          Gestion des onboarding des collaborateurs : contrat de travail, affiliation aux divers organismes (mutuelle, médecine du travail, titres restaurant, Soltea…), préparation des livrets d’accueil, espace de travail, organisation des déjeuners d’accueil, goodies…

-          Gestion des offboarding : radiation aux divers organismes, préparation des documents de fin de contrat

-          La formation métier des nouveaux entrants (création de support, dispenser les formations),

-          Préparation de la paie sur le logiciel Payfit : gestion des notes de frais, préparation et saisie des variables de paie, des titres restaurant, s’assurer du bon fonctionnement de l’outil dans sa globalité.

-          Plan de formation : Initier des demandes de prise en charge formation Inter et intra via notre OPCO et en assurer le suivi

-          Le suivi des salariés au sein de l’entreprise, rôle du manager de proximité

-          La préparation des entretiens annuels,

 

 

Office management :

-          Gestion de la boite mail générale du cabinet : accuser réception, traiter et transmettre les mails aux équipes ou répondre aux partenaires,

-          Préparation des réunions mensuelle, trimestrielle et annuelle ; en assurer le bon fonctionnement (préparation de la salle de réunion, du matériel etc…) et comptes rendus

-          Gestion du matériel informatique : suivi de l’inventaire et de l’état du stock

-          Les échanges avec les partenaires de l’entreprise (assureur, banque, fournisseurs…),

-          Le suivi des fournisseurs (flotte auto, flotte mobile…)

-          La responsabilité des services généraux,

-          La bonne tenue des bureaux,

-          La gestion du standard téléphonique,

-          L’accueil physique dans les locaux des candidats, clients, livreurs…

-          Assurer la logistique d’un évènement client dans les bureaux : traiteur, tables/chaises, supports, ateliers…,

-          La gestion de cadeaux clients, cartes de vœux…,

-          La rédaction de process,

-          Assurer un reporting de son activité.

Qualité/Process :

-          Suivi d’indicateurs de contrôle de KPIs, des process internes et de qualité (respect du process de facturation, suivi des candidats recrutés, utilisation de l’ATS),

-          Mise en place de nouveaux process,

-          Le développement d’une politique RSE au sein de l’entreprise,

-          Relation avec les différents jobboards

-          Chef de projet sur évolution de l’ATS.

Communication / Event :

-          La publication d’articles et post sur le site internet et les réseaux sociaux,

-          Participation à l’organisation d’évènements externes et internes pour le cabinet (séminaire, incentive, avec des clients),

-          Négociation tarifaire

-          Les relations presse.

Recrutement interne / Evaluation :

-          Veille et gestion permanente du recrutement des collaborateurs internes pour les différents bureaux LM5P,

-          Être support ponctuellement sur une mission volumique ou soutenir les équipes sur des missions de recrutement ponctuelles,

-          Assurer les prestations d’évaluation Thomas International en interne et pour les clients.

Profil recherché

Voici les 5 pattes que nous recherchons sur ce poste :

- Une expérience de minimum 2 ans sur un poste similaire

- Excellente maîtrise du Pack Office

- Disponible, flexible, adaptable et reconnu(e) pour la fiabilité des données transmises

- Doté(e) d’un excellent relationnel qui te permettra d’interagir avec l’ensemble de tes interlocuteurs

- Tu te sens bien dans tes baskets / tes tongs / tes palmes / tes richelieus…et tu es prêt à déplacer des montagnes.

Package : rémunération fixe selon expérience, CDI, basé à Marseille (8e)

LM5P est en plein développement : nous offrons de belles perspectives d’évolutions !